Zpracovatelské podmínky

1. Kdo je kdo

Tyto podmínky uzavírá autoservis, který si v Opraviu založil účet (dále „správce“), a GB Ventures s.r.o., IČO 23119772, provozovatel platformy Opravio (dále „zpracovatel“).

Rozdělení rolí není formalita a stojí za přečtení. U údajů, které o svých zákaznících zapisujete — jméno, telefon, vozidlo, provedená práce, ceny, fotografie, faktury — určujete účel vy. Vy jste správce a my je zpracováváme pro vás.

Vedle toho jsme v některých věcech správcem sami: u účtu majitele vozidla, u historie vozu, kterou majitel vidí napříč servisy, u veřejného seznamu servisů a u provozu a zabezpečení platformy. Tam nejednáme podle vašich pokynů, ale podle vlastních zásad ochrany osobních údajů.

2. Co pro vás zpracováváme

Předmětem je poskytování platformy Opravio po dobu trvání vašeho účtu. Zpracováváme:

• Identifikační a kontaktní údaje vašich zákazníků: jméno, telefon, e‑mail, případně fakturační adresa a IČO.
• Údaje o vozidlech: registrační značka, VIN a technické údaje z registru silničních vozidel.
• Údaje o zakázkách: termíny objednávek, položkový rozpis prací a dílů, ceny, stav tachometru, poznámky technika a fotografie, které k zakázce připojíte.
• Doklady: faktury a daňové doklady, které v Opraviu vystavíte.
• Komunikaci se zákazníkem: e‑maily a SMS odeslané z Opravia a záznam o jejich odeslání.
• Souhlasy s obchodními sděleními a jejich odvolání.

3. Vaše povinnosti jako správce

Za to, co do Opravia zapíšete, odpovídáte vy. Zejména:

• Zajistíte právní důvod zpracování a informujete své zákazníky podle čl. 13 GDPR.
• Zapisujete jen údaje, které pro zakázku potřebujete.
• Opravio není určeno pro zvláštní kategorie údajů podle čl. 9 GDPR — zdravotní údaje, biometrické údaje a podobně do něj nepatří.
• Spravujete přístupy svých zaměstnanců a chráníte přihlašovací údaje. Kdo odejde, tomu přístup zrušíte.

4. Naše povinnosti jako zpracovatele

• Zpracováváme údaje pouze podle vašich doložených pokynů. Pokynem je i samotné používání funkcí platformy. Pokud nám právo EU nebo České republiky uloží zpracovat údaje jinak, předem vás na to upozorníme, ledaže to daný předpis zakazuje.
• Osoby, které mají k údajům přístup, jsou vázány mlčenlivostí.
• Přijali jsme technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR — jejich přehled je v článku 6.
• Pomůžeme vám vyřídit žádosti subjektů údajů podle kapitoly III GDPR. Většinu jich zvládnete sami přímo v aplikaci.
• Pomůžeme vám splnit povinnosti podle čl. 32 až 36 GDPR, tedy zabezpečení, ohlašování porušení a posouzení vlivu.
• Porušení zabezpečení vám oznámíme bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozvíme, nejpozději do 48 hodin, spolu s tím, co víme a co s tím děláme.
• Po ukončení služby údaje na vaši volbu vymažeme nebo vám je předáme, ledaže nám jejich uchování ukládá právní předpis. Bez pokynu je vymažeme po 90 dnech.
• Poskytneme vám informace potřebné k doložení souladu a umožníme audit — zpravidla doložením dokumentace, u kontroly na místě po předchozí dohodě.

5. Další zpracovatelé

Udělujete nám obecné povolení zapojit další zpracovatele. Aktuální seznam je uveden v našich Zásadách ochrany osobních údajů a zahrnuje poskytovatele databáze, provozu aplikace, e‑mailu a SMS.

O zamýšlené změně vás informujeme nejméně 14 dní předem. Pokud se změnou nesouhlasíte, můžete smlouvu v této lhůtě vypovědět.

S každým dalším zpracovatelem máme uzavřenou smlouvu se stejnými povinnostmi, jaké máme vůči vám. Za jejich činnost vám odpovídáme jako za svou.

6. Zabezpečení

Opatření, která uplatňujeme:

• Veškerý přenos probíhá přes HTTPS.
• Hesla ukládáme pouze v zaheslované podobě, nikdy čitelně.
• Oddělení dat mezi servisy je vynuceno na úrovni databáze (row‑level security), ne jen v aplikaci. Jeden servis se k datům druhého nedostane ani při chybě v aplikaci.
• Fotografie zakázek jsou v neveřejném úložišti a zpřístupňují se jen na časově omezený podepsaný odkaz.
• Přístup k produkčnímu prostředí je omezen na nezbytný okruh osob.
• Databáze se automaticky zálohuje.
• Toto oddělení pravidelně ověřujeme automatizovanými testy.

7. Předávání mimo EU

Databáze i provoz aplikace jsou v Evropské unii. Odesílání SMS zajišťuje česká společnost. Odesílání e‑mailů zajišťuje společnost se sídlem ve Spojených státech; předávání je zajištěno standardními smluvními doložkami Evropské komise. Aktuální stav vždy najdete v Zásadách ochrany osobních údajů.

8. Doba a ukončení

Podmínky platí po dobu, po kterou máte v Opraviu účet. Skončí spolu s ním; ustanovení o mlčenlivosti a o naložení s údaji přetrvávají.

Kontakt pro cokoli podle těchto podmínek: servis@opravio.cz.